Onödiga sysslor snor din arbetstid

Mejl, spara tid

Onödiga sysslor snor din arbetstid

Dagliga sysslor som mejl, möten och leta information tar tid. Med vår kalkylator kan du kolla hur du fördelar din arbetstid.

Det är många studier kring slöseri av tid på jobbet. Vi hjälper dig identifiera det som tar tid från din arbetsdag och ger tips på hur du gör det bättre.

Mejl tar över 2,5 timmar varje dag

McKinsey Institute har kommit fram till att vi i snitt spenderar 28% av arbetstiden på mejl. Harvard Business Review förklarar också i detalj kring hur vi jobbar i med mejl. Dessutom har Sanebox upptäckt att endast 38% av mejl är relevanta.

Chatt vs Mejl, vad är skillnaden?

Låt oss börja med att förklara skillnaden. Mejl är formellt, på samma sätt som brev är. Det fungerar bra för monologer och direkt information.

Chatt är informellt och är speciellt bra för dialoger. Du får ofta snabbare svar, du ser direkt om personen är tillgänglig och om de har läst det du skrev. I teamet kan du skicka information som alla ser, men som inte stör gruppen.

När du börjar chatta internt istället för att mejla, blir inkorgen mer relevant. Eftersom många internmejl är för kännedom och svara alla, tar de onödigt fokus från viktiga mejl.

Därför använder du chatt internt och mejl externt när du kommunicerar. Du kan också chatta med externa direkt, det gör det enklare om du har regelbunden kontakt med någon.

2 timmar går till att leta och vänta.

Det är vanligt att spenderar runt 2 timmar varje dag på att leta eller vänta på information. Tidigare bläddrade vi i pärmar, arkivskåp och gamla anteckningsblock. Nu har vi information lite överallt. En del hittar vi i mejlet, vi har många olika system vi jobbar i och självklart flera lagringsytor där det gärna saknar tydlig riktlinjer.

Saknad av struktur och många lagringsytor gör vardagen kaotisk och det kostar i tid. Dålig kommunikation påverkar också, att mejlkorgen är överfylld gör att det tar längre tid att få tag på det som är viktigt.

Hur har vi löst det?

Det korta svaret är färre lagringsytor och allt digitalt.

OneDrive och SharePoint täcker behovet för att spara dokument och filer. Vi kan söka genom all information på en plats. Vårt intranät är en lättviktare, men har ingen irrelevant information. När vi ser på nya system förväntar vi att de prata med de andra system vi har. Det gör att vi kan automatisera vårt arbete, bl.a. med Power Automate.

Möten tar över 1 timme om dagen

Möten tar mer tid och är mindre effektiv än man tror. Även om det finns många tips och förslag för att ha bättre möten, så har vi försökt de i många år utan att det har gett större effekt.

Vi kastar bort 16% av vår tid på onödiga möten enligt en studie från MIT. Det är 1 timme 15 minuter av din arbetstid som du går miste om varje dag.

Ett möte är gärna 1 timme långt, det händer att det går över tiden och ofta är flertalet med på möten. Men mycket tid går åt innan mötet har startat. Du behöver förbereda dig, det innebär att sätta dig in i dagordningen, skapa presentationer och ta dig till mötet. Du är där några minuter innan för att inte bli sen, är mötet längre behöver vi fikarast och

Vad kan du göra?

Digitala möten är fram för allt flexibelt. Du behöver inte ta dig till mötet, du kan bli med oavsett vart du är. Det är lättare att ha mikromöten, korta möten med få deltagare för att lösa ett eller få specifika problem.

Informationsmöten är onödiga (utom i särskilda fall), det är när få personer informerar många. Skapa ett nyhetsinlägg på intranätet (SharePoint), spela gärna in (Teams) och lägg upp en video (Stream). Dela den i teamet och låt alla diskutera.

Tidsberäkning

Förklaring

Vi har satt standardinställningarna i beräkningen från studierna i vår artikel. Du kan själv anpassa de till din situation.

Mejl är svårt att beräkna, men standard är satt till 50 mejl om dagen, Sanebox säger att nästan alla definierar det som sin gräns. 5 minuter för relevanta mejl har vi satt som standard och beräknar att irrelevant mejl tar 1/5 del av den tiden.

Lönekostnaden är baserad på verksamt.se sina uträkning.

Daniel Kåven
Daniel Kåven
Framtiden är digitala lösningar, självständiga företag som samarbetar och engagerade människor som vill utvecklas.