Digitala möten, gör det enkelt med Teams

Videomöten i Teams

Digitala möten, gör det enkelt med Teams

Att jobba hemifrån blir allt vanligare, där flera har digitala möten. Men hur börjar man och vad är viktigt när vi håller mötet via nätet? Vi hjälper dig att göra det i Microsoft Teams.

Microsoft Teams är ditt digitala kontor, något som betyder att möten där också blir digitala. När du bokar ett möte under Kalender (i huvudmenyn till vänster) får deltagarna möjlighet att bli med i ett videomöte.

Vi börjar artikeln med hur man bokar och funktioner och avslutar den med regler, tips och tekniker.

Boka digitala möten

Kalendern som du hittar i Teams är den samma kalender som du har i Outlook. Du väjer därför själv om du vill boka i Outlook eller Teams, men vi rekommenderar att boka via Teams då den alltid inkluderar ett länk till videomöte.

Mötesbokning via Microsoft Teams
Mötesbokning hittar du när du klickar på Kalender, därefter på +Nytt möte

Vill du boka via Outlook-kalendern behöver du klicka i ”Teams-möte”. Gå till Microsofts guide för se hur du bokar Teamsmöten i Outlook.

Gäster utanför organisationen

Digitala möten kräver inte att deltagarna har Office 365. Teamsmöten fungerar för alla, så bjud in dina kontakter till ett videomöte. De kommer då få en länk i möteskallelsen som ger möjlighet att bli med via webbläsare eller Teams-programmet.

När mötet är startat kan man under Deltagare-knappen skapa en länk man delar med interna och externa, man hitta den längst upp till höger.

Funktioner i mötet

När mötet startar kommer en menyrad dyka upp på skärmen (om du håller muspekaren över). Där kontrollerar du flera av funktionerna under mötet.

Menyraden för aktiva teamsmöten
Menyraden för aktiva teamsmöten.

Stäng av eller sätt på ditt kamera
Stäng av eller sätt på din mikrofon
Dela din skärm med andra deltagare
Flera val
Visa/dölja möteschatten
Visa/dölja deltagarlistan
Lämna mötet

Flera val …

Knappen med de tre prickarna visar flera val. Där hittar du viktiga funktioner och inställningar. En smart lösning är ”Gör min bakgrund oskarp”. Den suddar ut bakgrunden ifall du har något känsligt, stökigt eller om någon rör sig bakom dig.

Du kan Spela in mötet, så hamnar det i Stream (företagets interna videotjänst). Där kan mötesdeltagarna kan se mötet igen, de som missade mötet kan också få möjligheten att kolla vad som blev sagt.

Är det problem med ljudet kan du klicka på ”Visa enhetsinställningar”.

Enhetsinställningar i Teamsmöten
  • ”Datorns mikrofon och högtalare” är det som är inbyggt i datorn, samt headset som är kopplat i det runda, hörlursjacket.
  • Volymkontrollen under högtalare visar om du har ljudet på. Har högtalarsymbolen till vänster ett streck över sig är ljudet avstängt.
  • Om strecken bredvid mikrofonsymbolen inte blir blåa, så hör inte teams något ljud från din mikrofon.

Regler för digitala möten

  1. Stäng av din mikrofon när du inte pratar.
  2. Använd ett headset, särskilt om du delar rum med andra.
  3. Placera dig så du har direktbelysning. undvik bakgrundsbelysning.
  4. Ha kameran påslagen om möjligt.

Håll bättre möten

  • Håll kortare möten, mer frekvent.
  • Teams kan visa 4 andra samtidigt, därför är 5 personer perfekt.
  • Prata en i taget och i turordning så alla får komma till.
  • Spela in mötet, så kan de som inte är med kolla på det sen.
  • Skapa gemensamma anteckningar med OneNote.

Andras tips till digitala möten

Anna Bellman från Bellacom berättar hur du gör det lite roligare.
Martin Lidholm hos Uclarity tipsar
Troed Troedson från Troed.com ger 3 tips.

Daniel Kåven
Daniel Kåven
Framtiden är digitala lösningar, självständiga företag som samarbetar och engagerade människor som vill utvecklas.