SharePoint – Gemensam lagring i Office 365

Sharepoint

SharePoint – Gemensam lagring i Office 365

Nätverksdiskar har länge varit använd för gemensam lagring för företag. SharePoint ger samma möjligheter, med många fler funktioner.

SharePoint är en av de två lagringsytorna i Office 365, den andra är OneDrive. Men de har samma finesser som hjälper oss i vårt dagliga arbete.

Vi kommer här berätta om filhanteringen. Men utöver det har SharePoint webbsidor och en databaslösning som kallas listor.

SharePoint och Teams

Filerna du har i ditt Team ligger sparat i Sharepoint, det ger den samma fördelar som OneDrive:

  • Filerna har backup, versionshistorik och 2 sopkorgar, den andra är endast tillgänglig för ägarna.
  • Du får tillgång via lokal dator, webbläsaren och mobilen.
  • Samarbete i realtid med alla som är i ditt team.

För att skapa nya dokument eller mappar använder du +Nytt-knappen under fliken Filer i dina team. Listan under är de gemensamma filerna.

Teams-filer meny
Menyn hittar du under fliken filer, längst upp i varje kanal i dina team.

Samtidsredigering för bättre samarbete

Alla Word-, Excel- och PowerPointfiler kan flera öppna samtidigt å jobba i. Du ser då andra som är inne och jobbar och vart i dokumentet de är. Samtidsredigering fungerar för upp till 99 personer, men rekommenderingen är max 10 personer i taget.

Vi rekommenderar också att man jobbar gemensamt via teams eller i webbläsaren (online-versionen). Det fungerar i programvaran med, men vi uppdateringen är segare och man riskerar konflikt.

Lokal tillgång till dina SharePoint-filer

SharePoint ger dig tillgång på filerna lokalt på datorn, det fungerar även om internettillgången försvinner. Synkroniseringen fungerar på samma sätt som din OneDrive. Filmen nedan visar hur du aktiverar den.

Filmen visar hur du synkroniserar filer från SharePoint.
Lucka 22 om OneDrive.

Mappstruktur och filer

I SharePoint hittar du en mappstruktur lik den som finns på nätverksdiskar och lokalt på din dator. Varje kanal i ett team har en egen mapp under teamets gemensamma dokumentmapp. Märk att mappen för Allmäntkanalen heter ”General” i SharePoint.

Använd mappar för att sortera dina dokument i olika ”kategorier” och nyttja sökfunktionen för att hitta de filer vill ha tag på.

Behörighet och tillgång

En vanlig fråga är att styra tillgång på mapp-nivå. Det är vanligt för de som är van vid nätverksdiskar. SharePoint har avancerade funktioner för behörighetsstyrning på mapp- och filnivå. Att sätta upp det kräver planering och administration.

Teams förenklar denna hanteringen då alla i teamet har samma tillgång till alla dokument (med undantag för privata kanaler). Det betyder att när man skapar ett team tänker man på vem som behöver tillgång.

Om man vill nyttja traditionell styrning skapar man en SharePoint separat. Men då behöver man lära mer om den bakomliggande strukturen.

Daniel Kåven
Daniel Kåven
Framtiden är digitala lösningar, självständiga företag som samarbetar och engagerade människor som vill utvecklas.