Hemmakontoret – hur ska vi lyckas?

Hemmakontoret

Hemmakontoret – hur ska vi lyckas?

Att jobba hemifrån ställer nya krav. Är du förberedd? Vi ger dig tipsen för att jobba enklare från hemmakontoret med Microsoft Teams.

Artikeln har uppdaterat, omskrivits och återpublicerats.

Microsoft Teams gör det enklare att kommunicera med kollegor och andra. Du kan enkelt skicka en Chatt till en eller flera och ha personliga samtal med text, samtal och video. I Team-fliken har du en diskussionsplats för din avdelning eller projekt.

Hemmakontoret blir bättre med molntjänster, eftersom du får tillgång på allt du behöver via internet.

Vad behöver du till hemmakontoret?

Det är viktigt att tänkta arbetsmiljö när du sitter hemma. För bästa upplevelsen så behöver du se över din arbetsplats. Här har vi alla olika förutsättningar, men det är viktigt att skapa bra vanor tidigt.

  • En lugn miljö, gärna eget rum, med bekväm stol och skrivbord
  • Ett bra headset, gärna med brusreduktion
  • En strykbräda fungerar bra som höj/sänkbart bord. (Tips från Pia i Teamspodden), alternativt kan du använda flyttkartonger och en träskiva.
  • Stabil och snabb internetuppkoppling, testa din på bredbandskollen.

Att jobba hemma ger dig möjlighet till en aktivitetsbaserad arbetsplats. Skrivbordet blir ditt kontor, soffan din lounge, kök blir matsal eller fiket och trädgård eller balkong en oas för kreativitet.

Eftersom du inte har en resväg längre, kan det vara bra att starta dagen med en promenad? Kanske även avsluta dagen men en också. Det ger dig en tydlig start och slut på dagen, samt lite frisk luft.

Lär av de som sitter mycket framför datorn

Om du vill uppgradera hemmakontoret är utrustning för gamers, de som spelar datorspel, ett prisvärd alternativ.

Alla IT-leverantörer för privatmarknaden har egna sidor för just detta segmentet. Det innebär bekväma kontorstolar, headset och annat som är skapat för att sitta länge framför datorn, med en prisnivå som oftast är lite lägre än de som fokuserar på företag.

Bättre digitala möten

Med hemmakontor så blir vår interaktion med andra människor först och främst via videomöten. Jobbar man i Microsoft Teams så finns det flera sätt att starta ett, men vad behöver man tänka på?

Vi har en egen artikel om digitala möten där vi förklarar mer om de praktiska bitarna. Men några viktiga tips för att lyckas får du här.

1. Störningar runt dig hörs rätt väl för andra.

Mikrofonen höjer känsligheten automatiskt och det gör att om man är tyst så plockar den lättare upp på all ljud som är runt dig. Använd ett headset så blir ljudet markant bättre.

Mute när du inte pratar. Kortkommandot i Teams är Ctrl+Shift+M för att växla mellan av och på.

2. Stökigt, folk som rör sig och annat

Ibland kan man kontrollera det, andra gånger inte, som i en känd intervju från BBC för 3 år sedan.

Teams löser det med oskarp bakgrund eller du kan välja din egen. Du hittar den när du sitter i videomöte under de 3 prickarna.

tre-pricksmenyn i teamsmöten

3. Placering och belysning

Sitt med direktbelysning så du inte blir en mörk siluett. Du kan sitta med fönster framför dig eller vid sidan eller använda en skrivbordslampa.

Ledarskap på distans

Att leda din grupp när ni inte möts är en utmaning och något som de flesta inte har stor erfarenhet av. Här är kommunikation viktigt och vi behöver att förstå varandras olika behov.

1. Regelbunden och öppen kommunikation

På kontoret händer mycket av kommunikationen spontant och vid tillfällen när vi träffas. När man sitter själv behöver vi därför planera in möterna.

Starta dagen med ett kort videomöte med en av dina grupper. Det ger dig också (om du behöver) en anledning att göra dig i ordning varje dag. Skapa öppna möten för gemensamma fikaraster för de som vill. Ta en kaffe och småprata lite.

2. Uppgifter och uppföljning

Några hanterar självständigt jobbande bra, andra behöver mer ledning för att komma igång. Ha en lista över gemensamma uppgifter, här är Planner en bra hjälp. Följ upp att saker blir gjorda, att alla har de resurser de behöver för att lyckas och hjälp varandra så mycket det går.

3. Motivation genom beröm

De flesta av oss behöver veta att vi gör det bra, att vi tänker rätt och att det vi gör skapar värde. Särskilt när man sitter på hemmakontoret och har begränsad kontakt med varandra blir uppmuntrande extra viktigt.

Ge dina kollegor beröm när de har gjort något, lyft framgång och utveckling i så väl arbete som i individen. Som ledare borde man lyfta minst en gång varje vecka ge någon form av positiv feedback till varje person i sin grupp. Sätt tydliga mål och fira när ni når de!

Inspiration och kunskap

I Teamspodden avsnitt 18 fokuserar de på hemma kontor och Pia Stider ger tips från ett HR-perspektiv. Här kan du bland annat höra om hur man tänker fysiskt och psykosocialt arbetsmiljö. Hur olika personligheter passar olika för en dynamisk arbetstid och annat intressant.

I Teamspodden avsnitt 20 pratar man om säkerhet när man jobbar hemifrån.

Checklista för dig som jobbar hemifrån

Mattias Kressmark har översatt en checklista som du hittar i hans blogg, har har också samlat svenska kortfilmer om Teams.

Checklista - Jobba hemifrån

Lägga till en gäst i ett team

I sista luckan i vår julkalender visade vi hur du bjuder in gäster i ett team och vad den som inbjuds får se.

Hjälp och stöd

Slår ett extra slag här för vår Community, där du kan kostnadsfritt bli med. Där har du ha en plats att ställa frågor och samtala med andra.

Daniel Kåven
Daniel Kåven
Framtiden är digitala lösningar, självständiga företag som samarbetar och engagerade människor som vill utvecklas.