Microsoft Teams, ditt digitala nav i Office 365

teams digitalt nav

Vi har länge önskat ett verktyg som ”gör allt”. Men med tanke på alla olika behov, hur skulle det se ut? Microsoft Teams visar hur!

Office 365 (eller Microsoft 365) erbjuder många verktyg som digitaliserar ditt kontor. Det är inte endast Microsofts egna verktyg som Teams kommunicerar med. Du har möjlighet att koppla in 3e part appar. Något som kan vara bra att kolla när du söker nya funktioner. Kolla om tjänsten redan är kopplat till Microsoft Teams.

När vi pratar om digitalisering så handlar det inte om att göra dina dokument i Word, men om att flytta över verksamhetens funktioner och system till molnet.

Se några funktioner du hittar i Office 365.

Microsoft Teams, kärnan i verksamheten

Microsoft Teams är först och främst en kommunikationsplattform. Den ersätter Skype for Business och kombinerar funktioner som vi tidigare hittade i Outlook grupper.

Den kan verka lite förvirrande när man först börjar, men inlärningskurvan är flack och inom kort känns det intuitivt. Samtidigt är det många småsaker att lära sig och nya funktioner kommer hela tiden. Men för många företag är utmaningen att hitta ett arbetssätt för sitt team.

Chatt vs Team

I huvudmenyn till vänster ser du knapparna som definierar två sätt att kommunicera. Chatt är ett samtal mellan dig och en eller flera andra individer. Team är en grupp människor som jobbar i gemensamt syfte.

Ett team kan också ses som din grupps digitala kontor. Du kan där begränsa tillgång och samla diskussioner, filer och andra verktyg som ni kan jobba med gemensamt.

Chatten blir snacket utöver det formella samtalet vi för i grupperna. Det blir digitala varianten av kaffeprat, direktfrågor och ”kolla den här”.

Teams som helhet samlar allt detta och andra funktioner du behöver för att göra ditt jobb smidigt, digitalt och vart än du fysiskt befinner dig.

Ett tydligt syfte för dina team och ett uttalat sätt att jobba med chatt ger stora fördelar. På samma sätt som egna filer i OneDrive och gemensamma i SharePoint, eller egna uppgifter i To Do och gemensamma i Planner.

Verktyg som pratar med verktyg

Teams - Digitalt nav
En visualisering av hur Teams som nav är kopplat till andra verktyg.

Outlook

Första kopplingen ser du som Kalender i huvudmenyn, där du har tillgång till din Outlookkalender. När du bokar ett möte här eller i Outlook, finns bokningen på båda platser. Dessutom så blir din status i Teams automatiskt bytt till upptagen om du är upptagen i kalendern. Det är också möjligt att skicka en mejl från Outlook direkt till en kanal i ditt Team. Utöver det kan du skicka ett inlägg från en kanal, med alla kommentarer på mejl till andra.

OneDrive

Alla filer du delar i chatten ligger i OneDrive. Det Teams gör när du vill dela en fil är att sätta redigeringsbehörighet till den/de du chattar med och delar en länk till filen. Skulle du använda ”överför från datorn” så kommer filen kopieras till mappen ”Microsoft Teams chattfiler” innan den delas.

Ni kan nu jobba med samma dokument i realtid, märk att och den som äger filen kan ta tillbaka rättigheterna om den önskar.

Sharepoint

Filerna du spar i filer fliken i kanalerna i dina team ligger i SharePoint. Det ger dig ett simpelt gränssnitt att samla dokument och filer utan att lära hur SharePoint fungerar. Du har även en webbsida kopplat till ditt team där du kan dela nyheter och långsiktig information. Det fungerar som ett mini-intranät för ditt projekt eller din avdelning.

OneNote

OneNote är en smart anteckningsbok för mötesanteckningar och andra idéer. När du skapar ett team skapas en OneNote automatiskt, du kan lägga den som en flik i kanalerna. Den heter ”Anteckningsbok för <teamets namn>”. Behöver du kan du skapa flera anteckningsböcker, men vi rekommenderar att hålla sig till en per team så långt det går.

Du kan även fästa din personliga OneNote Huvudmenyn till vänster. Klick på de 3 prickarna, högerklick på OneNote och sen på ”Fäst”.

Planner

Planner är till för gemensamma uppgifter. Varje team kan ha en eller flera Planners, de skapar du efter behov. Vi rekommenderar att du håller dig till en per team så långt det går. När du skapar den blir den en flik i kanalen. Vill du ha tillgång på dina egna uppgifter i en och samma vy, så kan du fästa Planner i Huvudmenyn.

Todo

To Do ersätter Uppgifter som du tidigare hittade i Outlook. Den hämtar också uppgifter och flaggade mejl från Outlook, i tillägg till uppgifter tilldelat till dig från Planner.

Tasks

Microsoft har informerat att Tasks kommer till Microsoft Teams. Den kommer kombinera To Do och Planner i Teams.

Arbetspass, schemaläggningsverktyget

När du behöver vet vem som jobbar och när finns Arbetspass som verktyg. Det är en enkel lösning för schemaläggning som gör det smidigt att boka öppna pass, byta pass (efter att schemaansvarig har godkänt) och ha översikt över egna och andras arbetstider.

Samtal, koppla växeln till Microsoft Teams

Vill du ha din telefonväxel kopplat till Teams? Då är denna fliken till för dig. Det är en extra kostnad och kräver lite uppsätt, men möjliggör en digital växel direkt i Teams. Flera 3e part leverantörer erbjuder sina digitala växlar till Microsoft Teams.

Är du en av de som inte har sin växel i Teams, så kan du göra som oss, högerklicka på den och ta bort knappen. Då har du lite mer plats till andra funktioner, som t.ex. OneNote och Planner.

Förbättringar i Microsoft Teams

Eftersom Microsoft Teams och Office 365 är i konstant utveckling så behöver vi som användare vara aktiva för att få Microsoft att prioritera det vi önskar. Vi har en egen artikel om vart man hittar information om detta.

Om du går till Uservoice (endast engelska) kan du se de mest populära önskemålen och svar från Microsoft om hur/om de vill lösa det. Du kan även ge nya förslag och rösta fram mindre populära önskemål.

Vi verkar för att skydda din integritet och delar inte med 3:e part. Vi använder Google Analytics för att förbättra vår hemsida.

Läs vår Integritetspolicy för mer information.

Jag godkänner användningen Tacka nej till Analytics